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La disponibilidad de WiFi confiable en los eventos es un factor crucial para garantizar la satisfacción de los asistentes. Es importante elegir la solución de alquiler de WiFi temporal adecuada para ayudar a los participantes a obtener la conectividad a Internet sin problemas que esperan de eventos bien organizados.
Cuando se trata de configurar WiFi temporal para eventos, aquí hay algunas pautas importantes que debe seguir.
Conozca sus requisitos WiFi
El primer paso y el más importante para configurar Internet de alta velocidad temporal es familiarizarse con los asistentes al evento y sus necesidades. Descubra quién usará el WiFi de su evento, cuántos dispositivos traerán consigo y para qué usarán Internet. Estos son algunos aspectos que debe tener en cuenta:
Tamaño de la audiencia
Conocer el tamaño de tu audiencia es crucial para determinar el tipo de WiFi que mejor se adapta a tu evento. Incluso una estimación informada es útil, así que revise su lista de asistentes y considere la cantidad de dispositivos que es probable que traigan.
Por ejemplo, si 500 personas asistirán a su evento y es probable que la persona promedio traiga dos dispositivos (por ejemplo, un teléfono y una computadora portátil) que requerirán conexión a Internet, deberá contratar una solución WiFi. que puede soportar aproximadamente 1.000 dispositivos.
Estos cálculos son importantes porque si elige una cantidad aleatoria de dispositivos para proporcionar Internet, puede terminar invirtiendo en una solución de punto de acceso temporal que no cumple con sus requisitos.
Demanda de ancho de banda
Una vez que sepa la cantidad aproximada de dispositivos en su evento, el siguiente paso es calcular cuánto ancho de banda necesitará. Una forma de abordar esto es hacer una lista de las diferentes formas en que los asistentes y los organizadores utilizarán el WiFi de su evento.
Por ejemplo, ¿habrá transmisión de video en vivo en el evento? ¿Su evento fomentará la interacción de la audiencia, las encuestas o los cuestionarios? ¿Habrá puestos minoristas en el evento que requieran el uso de servicios de pago en línea? Si respondió "sí" a cualquiera de estas preguntas, deberá contratar una solución WiFi confiable y deberá hacer coincidir los requisitos de ancho de banda con el uso esperado de la red.
Si está seguro de que los asistentes solo realizarán una navegación web moderada y actividades básicas como consultar el correo electrónico, por otro lado, sus requisitos de ancho de banda no serán tan intensivos como en los escenarios anteriores.
uso de Wi-Fi
Es posible que el uso de WiFi en su evento no sea uniforme en todo el lugar, ya que los diferentes asistentes tienen diferentes requisitos de Internet. Los asistentes pueden estar usando WiFi de forma intermitente por motivos personales (ver correos electrónicos o mantenerse al día con las notificaciones de las redes sociales, por ejemplo), mientras que los expositores pueden necesitar una conectividad WiFi más fuerte para sus actividades de marketing, como ejecutar videos y presentaciones de diapositivas, permitir pagos en línea, conseguir visitantes. para suscribirse a sus boletines o descargar sus aplicaciones, y así sucesivamente.
Saber de antemano quién dependerá en gran medida del WiFi desde el comienzo del evento y quién solo lo necesitará de vez en cuando lo ayudará a satisfacer mejor las necesidades de WiFi de todos los asistentes.
Tome las decisiones correctas
Una vez que haya trazado sus requisitos, es hora de elegir una solución WiFi temporal para su evento. Hay tres puntos clave que debe recordar al hacer su elección final:
Elige tu solución WiFi con mucha antelación.
Organizar un evento involucra bastantes partes móviles (lugar, invitados, asistentes, presupuesto) que claman por su atención. Con todo lo que está pasando, es fácil posponer la selección de la solución WiFi correcta a favor de otra cosa. Pero pospóngalo demasiado tiempo y es posible que tome una decisión apresurada sin tener en cuenta todos los factores necesarios para brindar una experiencia de red increíble.
Si la solución WiFi que elige tiene un ancho de banda más bajo que la cantidad que necesita, tiene la garantía de que enfrentará muchos problemas. Los usuarios tendrán dificultades para conectarse a Internet, es posible que las aplicaciones multimedia no funcionen y los asistentes al evento tendrán una experiencia frustrante en general.
Para ayudar a evitar que esto suceda, debe evitar elegir su solución WiFi en el último momento y asegurarse de hacer las preguntas correctas a su proveedor. En lugar de esperar hasta el último minuto, intenta elegirlo lo antes posible teniendo en cuenta todos tus requisitos, así como los pros y los contras de las opciones disponibles.
Cree diferentes redes (o VLAN) para priorizar ciertos grupos de usuarios sobre otros.
Si sabe que diferentes grupos de asistentes al evento usarán su WiFi para diferentes propósitos, se recomienda priorizar algunos grupos sobre otros creando redes separadas para cada grupo. En la jerga de la industria, esto se denomina creación de redes de área local virtual separadas o VLAN.
No importa cuánto planee y se prepare, no se sabe cuándo el WiFi comenzará a tener dificultades para cumplir con sus requisitos. Para evitar que todos en el lugar sufran como resultado de las bajas velocidades de Internet, puede priorizar el tráfico importante, como las transmisiones en vivo de los expositores y las presentaciones de los oradores, y brindar conectividad WiFi a quienes realmente la necesitan cuando más la necesitan.
Facilita la conexión.
Si está ofreciendo conectividad WiFi a los asistentes al evento, será de interés para todos si la conexión es de fácil acceso. Si va a ofrecer una página de inicio de WiFi, asegúrese de que tenga un proceso de inicio de sesión sencillo y mejore la experiencia de WiFi, en lugar de restarle valor.
Además de un proceso de inicio de sesión sencillo, es inteligente considerar invertir en software especializado y funciones de seguridad que puedan proporcionar una conexión perfecta para cualquier dispositivo, incluidos teléfonos móviles y otros dispositivos.
Consejos para configurar la conexión WiFi perfecta
Una vez que domine todo lo anterior, aquí hay algunos consejos clave para ayudarlo a evitar errores fácilmente evitables y garantizar un evento exitoso.
Aprende de eventos pasados.
Para aprovechar al máximo su WiFi temporal para eventos, siempre es una buena idea pensar en lo que salió mal, si es que hubo algo, durante eventos pasados, o si este es su primer evento, puede buscar datos disponibles públicamente en eventos similares. . Verifique el tamaño de la audiencia, el uso de WiFi y los dispositivos utilizados, y analice las tendencias. Esto le ayudará a determinar qué cambios, si los hubiera, debe hacer para eventos futuros.
Por ejemplo, si el tamaño de la audiencia o el uso de WiFi en su último evento fue mayor de lo previsto, asegúrese de tenerlo en cuenta para su próximo evento. También puede enviar encuestas a los asistentes y expositores anteriores para averiguar si tuvieron algún problema con el WiFi que no se les haya informado en el momento de su evento. Revise lo que salió bien y lo que no, y planifique sus próximos pasos en consecuencia.
Planee con anticipación.
Planifica siempre con mucha antelación. Las estimaciones de asistentes de última hora o la selección de proveedores son propensas a tener problemas, por lo que para asegurarse de que su WiFi temporal para grandes eventos funcione de la manera que lo necesita, deberá planificar con anticipación. Esto también le dará tiempo para realizar los cambios necesarios para evitar complicaciones imprevistas.
Siempre que sea posible, comience a planificar meses antes de la fecha real del evento e, independientemente de quién esté organizando la conexión a Internet, bríndeles el tiempo adecuado para implementar WiFi temporal para el evento que funcione para usted y sus asistentes.
Elija el proveedor de WiFi correcto.
Por último, pero no menos importante, asegúrese de buscar el proveedor de WiFi adecuado para sus necesidades. Los proveedores de redes profesionales pueden realizar una encuesta del sitio y ofrecer sugerencias sobre el tipo de red y equipo que necesitará, así como el diseño de punto de acceso más efectivo para su evento. El proveedor adecuado también puede proporcionar una instalación sencilla, personalización del portal cautivo y asistencia in situ durante el evento.
Dicho todo esto, aquí hay otro consejo: considere Internet donde Quieras para soluciones WiFi temporales en eventos. Hemos implementado Internet de alto rendimiento en miles de eventos y hemos establecido muchas de las mejores prácticas de la industria a lo largo del camino. Eche un vistazo a nuestras soluciones para ver lo que tenemos para ofrecer. Para una instalación exitosa que cubra todas sus necesidades en su próximo evento, contáctenos.