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Organizar Internet WiFi para grandes eventos , como exhibiciones o espectáculos , puede ser abrumador, incluso para el coordinador de eventos más experimentado . Al planificar un evento de este tipo, tiene la tarea de organizar todo , desde la lista de invitados hasta el menú, desde la decoración hasta la iluminación ; hay innumerables detalles importantes que deben tenerse en cuenta antes de que puedan comenzar los preparativos . Entre los detalles más importantes, una vez que haya encontrado el lugar adecuado para su evento , es garantizar un acceso seguro a WiFi. La extensión de la configuración necesaria para garantizar que todos sus invitados y sus diversos dispositivos tecnológicos estén constantemente conectados a una red confiable puede ser un desafío .
Si bien la mayoría de los lugares ya ofrecen acceso WiFi , las circunstancias no siempre son óptimas. Habrá ocasiones en las que la conexión no cumpla con sus expectativas o el equipo técnico no pueda resolver un problema al que se enfrenta . En casos como estos, deberá traer una empresa que se especialice en proporcionar WiFi para eventos. Como empresa que brinda soluciones tan especializadas, siempre hacemos todo lo posible para brindar la conexión más rápida y confiable posible , pero nunca está de más que usted también esté preparado.
Los siguientes son tres pasos simples pero importantes que puede seguir para garantizar una experiencia Wi-Fi óptima en su próximo gran evento .
Considere cada detalle
Tipo de evento
Al frente de su agenda de planificación de eventos debe estar el conocimiento del tipo de evento que organizará. Esto lo ayudará a determinar qué invitados esperar, así como qué dispositivos tecnológicos pueden estar usando en el evento y con qué fines.
Si está organizando una feria comercial, por ejemplo, algunos participantes pueden solicitar ancho de banda dedicado a través de una conexión Ethernet cableada, mientras que otros solo necesitarán WiFi ocasional para su personal.
En otro ejemplo, si está organizando un desfile de moda, sus invitados querrán poder compartir fotos y videos del evento, especialmente aquellos más cercanos a la pista o el escenario, por lo que su conexión WiFi deberá ser más fuerte en esa área.
Tipo de lugar
Además de adaptar su conexión WiFi al evento que está organizando, es una buena idea visitar el lugar de antemano para determinar dónde debe concentrarse más la conexión. Esto es especialmente importante si el lugar no tiene suficiente ancho de banda o no viene con Wi-Fi en absoluto, ya que querrá colocar proveedores clave y anuncios en áreas de alta prioridad para maximizar el ROI y tener la capacidad de Wi-Fi más fuerte en esas áreas. áreas
El cableado previo es una de las primeras cosas que debe hacer al configurar un lugar para su evento. Si el dueño del lugar lo permite (y usted debe hacer todo lo posible para obtener su permiso), es muy recomendable pasar los cables el día anterior al evento. De esa manera, cuando los participantes comiencen a llegar para prepararse para el evento, tendrán acceso a Internet de inmediato.
Priorice su red
Cuando planifique el presupuesto de su evento, no deje WiFi al final de la lista. A menos que no tenga ningún problema con que su red se corte o no sea confiable, no le recomendamos que opte por el proveedor menos costoso. Recuerda el adagio atemporal: obtienes lo que pagas.
Los invitados que asisten a eventos de primera clase esperan un servicio de WiFi e Internet proporcional. Si espera cientos o miles de asistentes y un buen número de ellos está utilizando sus dispositivos tecnológicos para compartir sus experiencias en tiempo real, una red WiFi robusta, construida específicamente para el evento, es una necesidad.
Elija el equipo adecuado para el trabajo
Los equipos de telecomunicaciones vienen en todas las formas y tamaños, y así como las tecnologías de red continúan mejorando con el tiempo, los ISP de eventos deben actualizar continuamente sus equipos. Es posible que los equipos más antiguos sigan funcionando, pero no estarán a la altura de la tecnología más nueva.
Las tasas de transferencia de datos también son importantes. En una situación de mejor esfuerzo, el ancho de banda celular puede ser la mejor opción, pero la velocidad de la conexión nunca está garantizada. Si aspectos significativos de su evento dependen de una conexión a Internet rápida y constante, es importante utilizar una solución de ancho de banda dedicado. Nunca debe depender del ancho de banda de mejor esfuerzo en eventos donde la red es crítica.
Contrata a un especialista
Como coordinador de eventos, tiene mucho en su plato sin preocuparse constantemente de si la conexión a Internet actual es suficiente o no para las necesidades de todos. Su función es reunir lo mejor de lo mejor para crear un evento inolvidable, no hacer todo usted mismo.
Por ejemplo, puedes armar el menú para un evento, pero al final, dejas que los catering cocinen la comida. Y si bien es posible que tenga un amigo que organiza maravillosas cenas, es probable que no lo contrate para atender su evento de 1,000 personas, ya que este último requiere un conjunto de habilidades y equipos muy diferente al primero.
Del mismo modo, un aspecto de su evento tan importante como la conexión a la red debe dejarse en manos de un especialista con el equipo, el conocimiento y la experiencia necesarios para brindar la mejor experiencia Wi-Fi posible en el evento. Además de configurar todo, un especialista en el sitio puede hacer los ajustes a la red según sea necesario, lo cual es crucial para evitar que un éxito abrumador se convierta en un rotundo fracaso debido a un problema inesperado.
Al contratar a un especialista, debe depender de alguien en quien pueda confiar, un experto en el campo que no necesita supervisión ni dirección. En Internet donde Quieras sabemos cómo satisfacer las más altas expectativas de nuestros clientes y le brindaremos todo lo que necesita, desde el equipo hasta la experiencia, para transformar el evento de sus sueños en una realidad.