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Planificacion de Internet para Eventos: Cinco cosas que no querrás olvidar

Actualizado: 15 jul

“El wifi no funciona…”

“Mi conexión sigue cortándose…”

“Lleva una eternidad cargar una sola página…”

Las quejas constantes como estas son algunas de las mayores pesadillas que los administradores de eventos pueden enfrentar, y es probable que los asistentes a los eventos que sufren por un WiFi deficiente no perdonen ni olviden. Sus invitados no solo esperan Internet ilimitado y fácil de usar, sino que usted también se beneficia cuando usan el Internet para promocionar su marca a través de plataformas de redes sociales en tiempo real. El Internet para Eventos que funciona perfectamente debe estar en la parte superior de su lista de prioridades cuando se prepara para cualquier evento.

Afortunadamente, no es tan difícil proporcionar WiFi que satisfaga incluso a los huéspedes más exigentes. Todo lo que se necesita es una planificación adecuada.

Como administrador de eventos, sabe cuánto tiempo puede llevar realizar incluso las tareas más simples: hay miles de contratiempos potenciales cuando se trata de catering, luces de escenario, decoraciones, etc., y el WiFi no es una excepción. Si no planifica con anticipación, puede olvidar un detalle importante hasta el día del evento, cuando ya es demasiado tarde para arreglarlo.

Esto puede sonar intimidante, pero no se preocupe, lo tenemos cubierto. Aquí hay una breve lista de verificación de las cosas que puede hacer para asegurarse de que el WiFi para su evento esté bien cuidado, de principio a fin.

  1. Ten una idea clara de tus asistentes y sus necesidades.

Antes de comenzar, es importante tener en cuenta dos puntos clave: quiénes asistirán a su evento y por qué necesitan acceso a Internet. Recomendamos crear una hoja de cálculo con una lista de participantes, ordenados en categorías, que definitivamente necesitarán WiFi. Esta lista puede incluir a sus invitados, la prensa, el personal de producción, los proveedores, los expositores, los artistas, los proveedores de servicios de transmisión y los proveedores de experiencias interactivas, entre otros.

Una vez que tenga las «categorías» de los participantes y sus números estimados, piense en los dispositivos tecnológicos que usarán, qué harán con esos dispositivos y la calidad/velocidad/confiabilidad de la conexión a Internet que necesitarán. . Los invitados que solo usan WiFi para compartir publicaciones en las redes sociales sobre su evento no necesitarán una conexión tan fuerte como el equipo de transmisión, por ejemplo, que podría estar transmitiendo todo su evento en alta definición.

Una vez que se haya establecido, recomendamos comparar las necesidades de sus asistentes con el nivel de acceso WiFi que puede ofrecer de manera realista. ¿No está seguro de tener el presupuesto para la red WiFi más confiable? Dedique unos minutos a revisar su itinerario. ¿Hay alguna parte específica de su evento que todos sus invitados sientan que vale la pena transmitir en vivo al mismo tiempo? Si es así, tal vez piense en reducir los aperitivos e invertir más en su conexión WiFi.

  1. Investigue un poco sobre su lugar

El enrutamiento de Internet en el lugar de su evento es tan importante como la ruta física al lugar. Sus invitados esperarán que el evento se lleve a cabo en algún lugar con un acceso fluido y fácil, al igual que esperan un acceso fluido a Internet. Además de la ubicación del lugar, la accesibilidad y las opciones de estacionamiento, querrá considerar los puntos de acceso WiFi, los enrutadores y el ancho de banda.

Si bien la mayoría de los lugares en estos días ya ofrecen acceso WiFi, es posible que la red proporcionada por el lugar no sea adecuada para más de 500 invitados. Asegúrese de reunirse con el administrador de TI del lugar de su evento con anticipación para preguntar sobre la red existente y cualquier posible limitación.

Por supuesto, necesitará saber qué preguntas hacer. El ancho de banda de Internet, por ejemplo, es un factor importante que no debe ignorarse. Si bien es posible que no necesite mucho ancho de banda para publicar en tiempo real en las redes sociales, necesitará una cantidad significativa si planea transmitir en vivo un video de su evento.

Algunas otras preguntas que debe hacer incluyen las siguientes:

· ¿Se divide el acceso WiFi entre los invitados y el personal de producción?

· ¿Tienen DAS (Sistema de Antenas Distribuidas) para que las personas puedan acceder a las redes celulares si es necesario?

· ¿Hay WiFi en el espacio de reunión y, de ser así, cuál es la capacidad de la red?

· ¿Cuántos dispositivos pueden estar en línea al mismo tiempo?

· ¿Cuánto ancho de banda se dedicará a nuestro evento?

· ¿Cuál es el plan de respaldo si el proveedor de Internet se cae?

· ¿Qué medidas de seguridad ha implementado?

Si obtiene respuestas aceptables a estas preguntas, puede optar por confiar únicamente en el WiFi del lugar, pero tenga en cuenta que optar por la solución interna significa que estará a merced de la infraestructura de red del lugar.

Si quiere estar seguro de que nada va mal con su WiFi, le recomendamos invertir en WiFi dedicado para eventos. Es posible que tenga que reorganizar su presupuesto para ello, pero la tranquilidad y la libertad de las preocupaciones relacionadas con WiFi valdrán la pena.

  1. Elija el proveedor de WiFi adecuado

Uno de los errores más comunes cuando se trata de elegir un proveedor de WiFi es conformarse con uno cuyo equipo de soporte lo deja con sus propios dispositivos inmediatamente después de configurar todo. Al elegir un proveedor, desea asegurarse de que tenga un equipo de soporte en el sitio para ayudarlo a superar cualquier dificultad relacionada con WiFi durante el evento, o puede terminar con una conexión catastrófica.

No es difícil conseguir el equipo necesario para el servicio WiFi, por lo que encontrarás que hay muchos proveedores para elegir, incluidas empresas grandes y de buena reputación, así como aquellas que consisten en solo dos personas y una camioneta. Puede comenzar preguntando al gerente del lugar qué proveedores de WiFi se han reservado para eventos anteriores, pero también es importante que haga su propia investigación y lea las reseñas.

Asegúrese de que el proveedor que elija tenga el equipo profesional adecuado para cubrir sus necesidades. Deben poder personalizar la red y preparar portales cautivos de acuerdo con sus demandas, que respalden su evento, no la marca del proveedor. El proveedor de servicios también debe poder moldear el tráfico de acuerdo con los diferentes niveles de servicio y estar dispuesto a proporcionar un informe al final de su evento.

Si desea un proveedor que sea responsable, confiable y que esté tan involucrado en el éxito de su evento como usted, asegúrese de que ambos estén en la misma longitud de onda con respecto a sus expectativas. Su mejor apuesta para una instalación eficiente y el soporte ofrecido por personas competentes y bien informadas es consultar a profesionales como Trade Show Internet.

  1. Determine las necesidades de ancho de banda de Internet de su evento y compare costos

Si bien es posible que no pueda determinar exactamente cuánto ancho de banda necesitará para su evento, puede obtener una estimación bastante aproximada en función del tipo de evento que está organizando, la cantidad de asistentes, la actividad esperada de Internet de los invitados y la cantidad. de dispositivos por asistente. En este caso, consultar la hoja de cálculo mencionada anteriormente debería ayudar.

El ancho de banda celular y de mejor esfuerzo son opciones de bajo costo que deberían ser suficientes para eventos con un número mínimo de asistentes o un presupuesto pequeño. Sin embargo, si desea garantizar la consistencia en la velocidad y la confiabilidad, le recomendamos encarecidamente un ancho de banda dedicado.

Los costos de ancho de banda dedicado dependen de la cantidad de ancho de banda que necesita y por cuántos días, los tiempos de entrada y salida, dónde se requiere el ancho de banda y su elección de proveedor de WiFi. Si ha elegido sabiamente a su proveedor, podrá ayudarlo a decidir las mejores opciones de ancho de banda para sus necesidades.

  1. Sea claro acerca de sus expectativas con su proveedor de servicios WiFi

Después de establecer su ancho de banda, el siguiente paso es informar a su proveedor de WiFi sobre sus expectativas para su evento, su agenda, cuándo y dónde espera la mayor cantidad de tráfico de Internet y cualquier otra cosa relacionada con Internet que pueda pensar para ayudarlos. prepárate para cada eventualidad. Cuanto más específico seas, mejor.

Asegúrese de reunirse con su equipo de soporte en el sitio el día del evento para intercambiar información importante, incluida la información de contacto, en caso de que ocurra algo inesperado. Construir una buena relación con su proveedor de WiFi también será beneficioso cuando se trata de la planificación de WiFi para eventos futuros.

Incluso si ha estado planeando eventos durante décadas, el avance de la tecnología puede ser difícil de seguir. No se preocupe si no entiende algunos de los términos mencionados anteriormente o si se siente un poco perdido cuando se trata de la preparación de eventos WiFi. Un buen proveedor de servicios WiFi podrá tomar la información del evento que ha preparado y configurar todo de la manera que desee.

¡Esperamos que esta lista te facilite la preparación del WiFi para un evento que cumpla con todas tus expectativas y más!

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